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Wie lassen sich papierbasierte Prozesse digitalisieren und automatisieren, ohne dabei komplette Abteilungen neu organisieren zu müssen? Am Anfang jeder Prozessbetrachtung sollte immer die Abschätzung des Aufwands im Vergleich zum Nutzen stehen. Das folgende Beispiel einer fiktiven Reisekostenabrechnung zeigt, wie sich typische papierbasierte Prozesse abteilungsübergreifend durch Digitalisierung und Automation optimieren lassen.
Digitalisierungswege
Im klassischen Prozessablauf sind jeder Person Aufgaben und damit verbunden Probleme innerhalb des Prozesses zugeordnet. Eine Mischlösung, bei der nur Teilaspekte digital erfolgen, ist häufig intransparent und aufwändig. Häufen sich die Zahl der Anträge, ergibt sich daraus auch ein erhöhter Arbeitsaufwand für alle Prozessbeteiligten. Eine Digitalisierung und damit verbunden Automatisierung im Sinne einer modernen Business Process Automation löst gleich unterschiedliche Probleme. Einmal eingerichtet, erfordern automatisierte Prozesse deutlich weniger Arbeitsaufwand und sind besser skalierbar.
Kosten-Nutzen Verhältnis
Für das Beispiel und die Kosten-Nutzen-Berechnung sind eine durchschnittliche Anzahl von 20 Reisekostenabrechnungen pro Woche bei einem Stundenlohn von 90 € gesetzt. Die vollständige Bearbeitung nimmt im Durchschnitt eine Stunde Arbeitszeit in Anspruch. Eine Automatisierung dieses Prozesses dürfte – so die Erfahrung aus vielen Projekten – ungefähr 70 Prozent Zeitersparnis bringen. Daraus ergibt sich folgende Rechnung:
- Anzahl Reisekostenabrechnungen: 20
- Aufwand in Stunden: 1
- Personalkosten pro Stunde: 90 €
- Summe Aufwand; 1.800 € pro Woche
Hochgerechnet auf ein Jahr ergeben sich bei 52 Wochen mehr als 90.000 € an Aufwänden bei nicht automatisierter Arbeitsweise. Nach der Optimierung ergibt sich im Idealfall ein Automatisierungsgrad von 70 %, was zu Ersparnissen in Höhe von 63.000 € führt. Anstelle der 90.000 € fallen dann nur noch Kosten in Höhe von 27.000 € an. Die einmaligen Anlaufkosten für die Automatisierung würden sich im Beispiel schon innerhalb eines Jahres amortisieren.
Prozessbeteiligte identifizieren
Im Rahmen der Prozessanalyse sind die Beteiligten zu ermitteln. Im Beispiel gibt es folgende Akteure:
- Antragsteller der Reisekostenabrechnung
- Mitarbeiter der Buchhaltung
- Genehmiger
Der nicht automatisierte Prozess der Reisekostenabrechnung bindet alle Akteure ein und umfasst unterschiedliche Aktionen, die von diesen durchzuführen sind. Der Antragssteller sammelt im ersten Schritt die Belege und fügt diese gebündelt einem Antragsdokument bei. Dieses Dokument reicht er an die Buchhaltung weiter. In einem manuellen Prozess prüft diese dann, ob alle Belege vorhanden sind beziehungsweise welche Inhalte fehlen. Gegebenenfalls sind Rückfragen von der Buchhaltung zu formulieren und diese Infos in einem Korrekturprozess zu verarbeiten.
Sind alle Dokumente und Belege vorhanden, wird die Buchhaltung die Reisekostenabrechnung zur Freigabe weiterleiten. Die Kostenstelle informiert dann den Antragssteller, ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde. Ist die Abrechnung genehmigt, wird zusätzlich die Rückerstattung der Reisekosten eingeleitet und der Betrag verbucht.
Optimale Prozessgestaltung aus Anwendersicht
Der Anwender wünscht sich so wenig Aufwand wie möglich. Daraus resultiert ein möglichst geringer Interaktions- und Kommunikationsaufwand mit anderen Prozessbeteiligten. Im Idealfall sollten die Belege direkt an die Buchhaltung und an den Genehmiger weitergeleitet werden, ohne dass der Anwender erneut in Aktion tritt. So ein Prozessablauf ist beispielsweise durch eine automatische Analyse digitalisierter Belege möglich. Hierbei werden Daten und Metadaten generiert und diese für den Antrag zur Verfügung gestellt. Der Antragsteller kann dann entscheiden, ob er die Reisekostenabrechnung in der vorgefertigten Form absenden möchte oder manuelle Anpassungen und Ergänzungen durchführen will.
Im nächsten Schritt überprüft ein automatisierter Eingangsprozess, ob alle Daten und Inhalte korrekt erfasst wurden. Fehlt etwas, spielt dieser automatisierte Prozess die Rückfragen an den Antragssteller automatisch zurück, ohne dass sich jemand aus der Buchhaltung mit der Reisekostenabrechnung beschäftigen muss. Fällt die Prüfung positiv aus, wird der Antrag zur Genehmigung weitergeleitet. Die rechtssichere Abzeichnung kann beispielsweise durch digitale Signierung und Freigabe erfolgen. Eine solche Prozessabfolge würde bei allen Beteiligten die Arbeitslast erheblich verringern. In der Grafik ist dieser automatisierte Ablauf der Reisekostenabrechnung schematisch dargestellt.
In Schaubild ist zu sehen, wie viele Prozessschritte sich für das Beispiel der Reisekostenkostenabrechnung automatisieren lassen. Das Einsparpotenzial ist erheblich, selbst wenn es sich um simple lineare Prozesse handelt. Die digitale Transformation ist ein branchenübergreifender Trend, der bei immer mehr Unternehmen auf der Agenda steht. In vielen Fällen bietet es sich an, mit kleinen Schritten dieses große Thema anzugehen. Dabei steigt der Nutzen einer Automatisierungslösung mit der Häufigkeit der Anwendung des betrachteten Vorgangs. Machen Sie doch einfach einmal die Probe aufs Exempel, und lenken die hauseigene Reisekostenabrechnung oder andere Standard-Vorgänge in digitale Bahnen. Es lohnt sich!
