Unternehmen sollten sich die Frage stellen, wie viel Zeit sie einsparen können, wenn sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren. Die Antwort auf diese Frage ist klar: Der Einsatz moderner Technologien im Rahmen der Business Process Automation (BPA) macht es möglich. Diese ermöglichen nicht nur die Automatisierung, sondern auch die gezielte Verbesserung von Routineabläufen. BPA geht dabei über die reine Automatisierung hinaus. Sie ermöglicht die Analyse, Optimierung und Entlastung menschlicher Ressourcen. Mithilfe von Modellierungssprachen wie BPMN oder BPEL werden Workflows visualisiert und Schwachstellen durch effizientere Abläufe ersetzt. Das Ergebnis: eine Reduktion von Fehlern, Kosten und Ineffizienz sowie eine deutliche Steigerung der Arbeitsproduktivität.
BPA vs. RPA vs. BPM?
Geschäftsprozessoptimierung ist nur ein Teil von Möglichkeiten zur Digitalisierung es eigenen Unternehmens. Robotic Process Automation (RPA) und Business Process Management (BPM) sind weitere Methoden, die andere Aspekte und Ausrichtungen auf die Digitalisierung von Prozessen werfen. Unternehmen können alle drei Methoden anwenden, um den Erfolg ihrer Digitalisierung zu maximieren.
RPA unterstützt BPA durch den Einsatz von „Software-Robotern“ bei der Erfüllung von Workflows. Die Software soll dabei die menschliche Interaktion mit einem System simulieren. Ziel hierbei ist die Minimierung von Fehler, die täglichen Routinen passieren können. Software arbeitet strikte Muster ab – taucht hierbei ein Fehler auf, kann dieser langfristig durch Optimierung des Programmiercodes behoben werden.
Im Gegensatz zu BPA erfolgt bei BMP eine ganzheitliche Betrachtung des Unternehmens. Während BPA auf die langfristige Verbesserung wiederkehrender Prozesse abzielt, zielt BPM auf die Betrachtung von Prozessstrukturen im Unternehmen ab. Das Ziel ist die Optimierung der Produktivität, Produkt- und Betriebsqualität sowie der Kosteneffizienz in sämtlichen Unternehmensbereichen. Der Anwendungsbereich ist folglich deutlich ausgeweitet. Um die Zusammenhänge zu verdeutlichen, kann man vereinfachend feststellen, dass sowohl BPA als auch RPA als Teilbereiche des BMP betrachtet werden können, welche die ganzheitliche Digitalisierung eines Unternehmens unterstützen.
Welche Geschäftsprozesse können mit BPA automatisiert werden?
Zu den gängigsten Geschäftsprozessen gehören unter anderem die Ausführung von
- Kundenbestellungen
- die Genehmigung von Anträgen jeglicher Art
- die Bearbeitung von Abrechnungen oder
- das Onboarding neuer Mitarbeiter
Mit Business Process Automation (BPA) lassen sich eine Vielzahl von Geschäftsprozessen automatisieren, besonders solche, die repetitiv, regelbasiert und zeitaufwändig sind. Hier sind einige typische Beispiele:
| Bereich | Prozesse | Mögliche Automatisierung |
|---|---|---|
| Finanz- und Buchhaltung | Rechnungsstellung und -bearbeitung | Automatische Erstellung, Versendung und Verbuchung von Rechnungen; OCR zur Datenextraktion aus Rechnungen |
| Zahlungsabgleich und Mahnwesen | Automatischer Abgleich von Zahlungen, Erstellung von Mahnungen, Überwachung offener Posten | |
| Finanzberichterstattung und Budgetverwaltung | Automatische Erstellung von Finanzberichten, Budgetvergleiche, Vorhersagen | |
| Personalwesen (HR) | Bewerbungs- und Onboarding-Prozesse | Automatisierung der Bewerberverwaltung, Erstellung von Arbeitsverträgen, Onboarding-Workflows |
| Zeiterfassung und Urlaubsmanagement | Elektronische Zeiterfassung, automatische Urlaubsanträge und -genehmigungen | |
| Gehaltsabrechnungen und Mitarbeitervorteilsprogramme | Automatische Erstellung von Gehaltsabrechnungen, Verwaltung von Sozialleistungen | |
| Kundendienst und Support | Automatische Ticket-Erstellung und Weiterleitung | Automatische Zuweisung von Tickets an die richtigen Mitarbeiter, Erstellung von FAQs |
| Standardisierte Antworten auf häufige Kundenanfragen | Chatbots für die Beantwortung häufig gestellter Fragen | |
| Feedback- und Umfragetools | Automatische Versand von Umfragen, Auswertung von Feedback | |
| Marketing und Vertrieb | E-Mail-Marketing-Kampagnen | Automatisierung von E-Mail-Versand, Personalisierung von Inhalten |
| Lead-Generierung und Nurturing | Automatisierung von Lead-Scoring, Lead-Nurturing-Workflows | |
| Vertragsmanagement und Genehmigungsprozesse | Automatische Erstellung von Verträgen, digitale Unterschriften, Genehmigungsworkflows | |
| Einkauf und Lieferkette | Bestellabwicklung und Lagerbestandskontrolle | Automatische Erstellung von Bestellungen, Bestandsüberwachung, Nachbestellungen |
| Lieferantenkommunikation und Auftragsbestätigungen | Automatische Versendung von Bestellungen und Auftragsbestätigungen | |
| Versandverfolgung und Rechnungsverarbeitung | Automatische Sendungsverfolgung, Abgleich von Lieferungen mit Rechnungen | |
| IT und Systemadministration | Software-Updates und Systemüberwachung | Automatische Installation von Updates, Überwachung von Systemressourcen |
| Backup-Prozesse und Datensicherung | Automatische Erstellung von Backups, Überprüfung der Datenintegrität |
Diese Tabelle bietet einen Überblick über mögliche Automatisierungspotenziale. Die konkrete Umsetzung hängt von den individuellen Anforderungen und der IT-Infrastruktur eines Unternehmens ab.
Schritte zur Automatisierung von Geschäftsprozessen
- Erkennen Sie Möglichkeiten zur Automatisierung
Schauen Sie sich die Prozesse in Ihrem Unternehmen an und identifizieren Sie solche, die wiederholt von Mitarbeitern durchgeführt werden. Beurteilen Sie diese Prozesse z.B. anhand der Prozessart, Komplexität oder Häufigkeit der Durchführung. - Analysieren Sie Ihre Arbeitsabläufe
Analysieren Sie die ausgewählten Prozesse – gravieren Fehler, die dabei aufgedeckt werden, sollten direkt behoben werden. Anschließend sollte ein Wunschzustand für jeden Prozess festgelegt werden. - Definieren Sie ein Verfahren zur Prozessoptimierung
Stellen Sie Ihre Geschäftsprozesse als Flussdiagramm dar – am besten direkt digital. So erhalten Sie die perfekte Übersicht über alle enthaltenen Prozessschritte. - Erstellen Sie Formulare und Eingabemasken
Benutzeroberflächen für Endnutzer sind ein wichtiger Bestandteil eines jeden Systems. Ein frühzeitiger Entwurf verschafft genügend Zeit für Verbesserungen. - Schließen Sie Ihre Optimierungen ab
Kontrollieren Sie Ihre Prozesse erneut, nachdem alle Verbesserungen durchgeführt wurden. - Starten Sie mit der Ausführung
Das Ausrollen der optimierten Prozesse kann entweder in einem kleinen Team oder direkt im gesamten Unternehmen erfolgen. - Überwachen Sie die Ergebnisse
Die Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse ist ein sich wiederholender Prozess – stetige Überwachung zeigt Ihnen rechtzeitig an, wann sich erneute Analysen und Optimierungen Ihrer Prozesse lohnen.
Geschäftsprozesse automatisieren mit IT-P
Die Prozessoptimierung stellt seit jeher einen wesentlichen Bestandteil des Leistungsspektrums von IT-P dar. Seit über 25 Jahren unterstützt IT-P seine Kunden bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse. Diese langjährige Erfahrung ermöglicht es uns, Geschäftsprozesse jeglicher Art detailliert zu analysieren und dadurch Effizienzsteigerungspotenziale zu identifizieren und zu nutzen.
Stehen auch Sie vor der Herausforderung, Ihre internen Prozesse einer Optimierung zu unterziehen? Wir helfen Ihnen dabei – in unserem kostenlosen Workshop analysieren wir mit Ihnen, an welchen Stellen Sie Prozesse automatisieren können und diskutieren mit Hilfe von Use Cases, wo wir bei Ihnen ansetzen können, um mit Hilfe von BPA (Geschäftsprozessautomatisierung) wertvolle Zeit gewinnen können.
Wir möchten Sie dazu ermutigen, sich mit unserem kostenlosen Workshop den bestmöglichen Einstieg in die Digitalisierung zu verschaffen.
