Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter pro Woche mit Routineaufgaben verbringen? Mit Robotic Process Automation (RPA) könnten Sie diese Zeit für wichtigere Aufgaben freisetzen. Unter dem Begriff wird die automatisierte Bearbeitung von Geschäftsprozessen durch Software-Roboter zusammengefasst. Aufgaben und Prozesse, die üblicherweise von Menschen ausgeführt werden, können folglich durch Roboter automatisiert werden. Die dadurch erzielte Ressourcenfreisetzung ermöglicht die Allokation der Arbeitskräfte an anderer Stelle im Unternehmen.

Der Roboter ahmt dabei die Arbeitsweise von Menschen nach und erfüllt Aufgaben zielgerichtet und zuverlässig. Die RPA hat ihren Ursprung in der klassischen Prozessautomatisierung und ist gegenwärtig in einer Vielzahl von erfolgreichen Unternehmen etabliert. Ihre Stärke liegt insbesondere in der Bearbeitung sich wiederholender und regelbasierter Prozesse und Aufgaben. Routinetätigkeiten, die in vielen Arbeitsbereichen anfallen, können dadurch ohne menschliche Beteiligung erledigt werden. Auch komplexere Aufgaben lassen sich mit RPA ausführen, sofern eine entsprechende KI eingesetzt wird.

Robotic Process Automation vs. traditionelle Prozessautomatisierung

Im Gegensatz zur klassischen Business Process Automation (BPA), bei der ein Geschäftsprozess in seiner Gesamtheit betrachtet, analysiert und optimiert wird, beschränkt sich RPA auf den Einsatz eines Software-Roboters zur Erfüllung einer Aufgabe. Eine Modifikation des Prozesses selbst ist nicht erforderlich, da der Roboter auf der GUI, der grafischen Benutzeroberfläche des Prozesses, agiert und diesen somit bereits effizienter ausführt, als es ein Mensch könnte. RPA stellt vielfach einen Teilbereich von BPA dar und findet zur umfassenden Optimierung eines Prozesses Anwendung. In Kombination mit einer adäquaten KI ist der Software-Roboter zudem in der Lage, sich an Veränderungen innerhalb eines Prozesses anzupassen, wodurch eine fortlaufende Effizienz gewährleistet werden kann. Gegenüber der Business Process Automation bietet die Robotic Process Automation den entscheidenden Vorteil, dass keine Beeinträchtigung der bestehenden Geschäftsprozesse erfolgt. Zudem sind keine kostspieligen Investitionen, wie beispielsweise in neue Plattformen, erforderlich.

Wettbewerbsvorteil durch RPA

Robitic Process Automation ist ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung. Viele Erfolgreiche Unternehmen setzen bereits in vielen Bereichen auf RPA. Die Vorteile von RPA sind dabei deutlich merkbar:

• Ein Software Roboter arbeitet rund um die Uhr. Er ist dabei weder an Arbeitszeiten noch an andere Vorgaben gebunden und kann so z.B. die Produktion stark unterstützen.
• RPA ist meist mit einmaligen Kosten bei der Einführung einer entsprechenden Software verbunden – anschließend arbeitet diese deutlich kostengünstiger als jeder Mitarbeiter.
• Die zuvor gebrauchte Arbeitskraft für die Ausführung eines Prozesses wird frei und kann an anderer Stelle eingesetzt werden.
• Software-Roboter haben eine Fehlerquote nahe 0% und liefern damit immer das bestmögliche Ergebnis.
• Schnelle Reaktionszeiten und kurzfristige Hilfestellungen durch RPA erhöht die Kundenzufriedenheit.

Robotic Process Automation kann einfach und kostengünstig in Unternehmen integriert werden und stellt damit den optimalen Start in die Digitalisierung dar.

Welche Geschäftsprozesse können mit RPA automatisiert werden?

• Von sich wiederholenden Routineaufgaben bis zu komplexen Tätigkeiten
  • Pesonal: Zeiterfassung
  • Buchhaltung und Rechnungswesen
  • Kundenservice / -Anfragen
  • Verarbeiten von Daten
  • Durchführen von Berechnungen
  • Ausfüllen von Formularen

Wie oben beschrieben profitieren vor allem sich wiederholende Geschäftsprozesse von einer Optimierung durch RPA. Mit vielen solcher Prozesse ist wahrscheinlich jeder bereits in Kontakt gekommen. Besonders geeignet für den Einsatz von Robotic Process Automation sind folgende Prozessarten:

• Personalprozesse, z.B. Zeiterfassung
• Rechenprozesse in Buchhaltung und Rechnungswesen
• Kundenservice und -Anfragen
• Verarbeitung großer Datenmengen
• Automatisiertes Ausfüllen von Formularen

Aber auch in anderen Bereichen kann RPA unterstützen. Um ein besseres Bild Ihrer eigenen Situation zu gekommen, kann die Analyse der eigenen Geschäftsprozesse hilfreich sein.

Vollautomatisierte vs. teilautomatisierte Prozesse

Robotic Process Automation unterscheidet zwischen vollautomatisierten und teilautomatisierten Prozessen. Bei vollautomatisierten Prozessen arbeitet der Roboter völlig selbstständig ohne das Eingreifen eines Menschen. Der große Vorteil: Der Roboter arbeitet rund um die Uhr – auch dann, wenn andere bereits Feierabend haben. Diese Art von Prozessen laufen häufig im Backoffice. Der Roboter reagiert auf Trigger, bspw. einem bestimmten Inhalt einer Email, und führt entsprechend notwendige Bearbeitungsprozesse aus.

Teilautomatisierte Prozesse zielen darauf ab, Menschen bei täglichen Aufgaben zu unterstützen. Dabei arbeitet der Roboter dem Menschen entgegen und wird durch eine Arbeitstätigkeit des Menschen ausgelöst. Diese Art von Prozessen findet häufig Anwendung in Kundenportalen. Dort durchsucht der Roboter bei Eingabe einer Kundennummer bestimmte Metriken, wie beispielsweise Laufzeiten von Verträgen, automatisiert heraus. Der Mitarbeiter ist folglich lediglich für die Bearbeitung von Ausnahmen bei Prozessen zuständig.

Geschäftsprozesse durch RPA automatisieren mit IT-P

RPA stellt eine leicht zu implementierende Methode zur Geschäftsprozessoptimierung dar, da hierbei der Prozess selbst nicht modifiziert werden muss, wodurch sich die Kosten auf ein Minimum reduzieren lassen. Im Rahmen eines kostenlosen Workshops erfolgt eine gemeinsame Analyse mit dem Ziel der Identifikation potenzieller Automatisierungspotenziale sowie die Diskussion möglicher Ansatzpunkte zur Gewinnung wertvoller Zeit durch BPA (Geschäftsprozessautomatisierung).