Aufwand für Onboarding ist gerechtfertigt

Die Unternehmen betreiben diesen hohen Aufwand, weil im „War for Talents“ der Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so groß ist, dass von Anfang an die Beziehung zum neuen Arbeitgeber stimmen muss, Erwartungen nicht enttäuscht werden dürfen und natürlich auch die Einarbeitung und die Leistung nicht unter fehlenden Softwarelizenzen oder Zugriffsrechten leiden dürfen.

Ein gelungenes Onboarding sorgt dafür, dass die neuen „Talente“ einen positiven Eindruck vom Unternehmen bekommen, sich nicht fehl am Platz fühlen oder gar ihre Entscheidung in Frage stellen. Dieses digitale Willkommen und die gezeigte Unterstützung stehen auch für eine wertschätzende Unternehmenskultur.

Häufig spielen gedruckte Dokumente und physische Ordner auch bei der Einarbeitung eine zentrale Rolle, anstatt den Neuankömmlingen die wichtigsten Informationen gleich digital zur Verfügung zu stellen. Denkt man an Corona und die vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ihren neuen Job im Home-Office angetreten haben, wirkt der Versand von Ringbüchern und Ordnern noch antiquierter.

Ausweg persönlicher Einsatz

Alle Beteiligten setzen daher das Onboarding als klassischen, unstrukturierten Workflow mit viel individuellem Engagement manuell um und binden viele Ressourcen und Zeit für diese Standardaufgaben. Dabei müssen sie zahlreiche Anforderungen sowie Regeln berücksichtigen, damit die neuen Kolleginnen und Kollegen auch wirklich alle passenden Lizenzen, Rechte und Tools erhalten und keine fehlen. Es ist nur allzu menschlich, dabei den Überblick zu verlieren oder Fehler zu machen.

Um diesen wiederkehrenden Ablauf besser zu gestalten, sodass sich die neuen Talente gleich entfalten können, setzen immer mehr Unternehmen auf digitales Onboarding. Das bedeutet, dass alle Prozessschritte mit allen Berechtigungen und Regeln in einer umfassenden Anwendung definiert, geplant und durchgeführt bzw. automatisiert werden können.

Digitales Onboarding vermeidet Fehler

Dass alles schon vor dem ersten Arbeitstag klappt, hängt sonst an dem persönlichen Einsatz oder der Verfügbarkeit von Verantwortlichen – und geht daher leider regelmäßig schief. Ein schlechtes Onboarding enttäuscht die Erwartungen an den neuen Job und das Unternehmen sowie resultiert leicht in einem ernüchternden Start für neue Kolleginnen und Kollegen. Dieser Prozess beginnt Wochen vor dem eigentlichen Starttermin. Da müssen Verträge unterschrieben, Dokumente versandt, Parkplätze vergeben oder Jobtickets und Hinweise zu Schulungsmaßnahmen – oder E-Learning-Tools versandt werden. Eine solche Termineinladung muss aber schon in der passenden E-Mail-Inbox landen, bevor die neue Stelle tatsächlich angetreten wird. Dementsprechend früh muss auch das Onboarding im Unternehmen starten.

Digitalisierung bietet für den Onboarding-Prozess erhebliches Verbesserungspotential. Von einem digitalen Onboarding profitieren die neuen Kolleginnen und Kollegen ebenso wie die Verantwortlichen im HR-Bereich und der neuen Abteilung. Dieser Blogbeitrag zeigt Chancen und einen Weg der Umsetzung mit einem schnellen und ausbaufähigen Proof of Concept (PoC).

Low-Code Prozessdigitalisierungsservices vereinfachen digitales Onboarding neuer MitarbeiterInnen

Ein leichtgewichtiger Ansatz zur Digitalisierung von Onboarding-Prozessen ist der Einsatz von Low-Code-Ansätzen. Ein Lösungsweg ist ein kompakter Prozesssteuerungs-Service auf Basis einer etablierten Workflow Engine (Camunda©). Dieser ist problemlos datenschutzkonform On-Premise oder in der Cloud einsetzbar und ein Standard-Produkt der IT-P.

Dieser Service ermöglicht die komplette Steuerung des digitalen Onboarding-Prozesses über eine einzige integrierte Web-Oberfläche. Damit gelingt jedem Anwender ein schneller und einfacher Einstieg in die Automatisierung ohne zusätzliche Programmierung.

Prozessmodellierung mit BPMN

Die Modellierung der Prozesse mit BPMN (Business Process Model and Notation) schafft in einem einzigen Arbeitsschritt zum einen Transparenz – ausgehend von einem groben Überblick bis zu den detaillierten einzelnen Arbeitsschritten – sowie zum anderen Nachvollziehbarkeit und erste Automatisierung in der Software.

Die „Neuen“ erhalten bei einem gelungenen Onboarding einen positiven Eindruck, fühlen sich nicht fehl am Platz oder stellen gar die Entscheidung infrage.

Abbildung 1: Topdown-BPMN-Modellierung des Onboarding

Die konsequente Zuordnung in der Software von Arbeitsschritten zu Rollen adressiert direkt die Verantwortlichen – die neuen Mitarbeiter, das Personalmanagement, die Personalverantwortlichen, IT-Administration und z. B. das Office-Management. Zudem ermöglicht dies Vertretungsregelungen und paralleles Abarbeiten von Arbeitsschritten.

Die im Modell integrierten Benachrichtigungen reichen den digitalen Staffelstab im Prozess mithilfe von automatisierten Mails an alle Beteiligten mit ihren wechselnden Verantwortlichkeiten weiter. So gewährleistet Automatisierung einen weitgehend kontinuierlichen Arbeitsfluss während des Onboardings auf Seiten der Verantwortlichen und eine reibungslose Einarbeitung bei den Neuankömmlingen.

Dieser leichtgewichtige Einstieg überwindet Grenzen zwischen Systemen oder Software im ersten Ansatz noch weitgehend mithilfe menschlicher Interaktionen. Ein Beispiel ist ein Prozess, in dem die IT-Administration die Benutzerkennung für einen neuen Mitarbeiter anlegen. Das Modell und der Service stellt dabei sicher, dass alle notwendigen Arbeitsschritte für das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen erfolgen und web-basierten Software nachvollziehbar protokolliert werden.

Abbildung 2: Lose Kopplung verschiedener Stakeholder über Mail-Nachrichten

Dieses beschriebene Vorgehen bietet Ihnen die Möglichkeit, die Vorteile digitaler Prozesse – hier am Beispiel des Onboardings – schneller für sich zu nutzen. Diese Vorteile fassen wir nachfolgend in vier Chancen zusammen.

Die vier wesentlichen Chancen von Prozessdigitalisierung

1  Steigende Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung

Die Aufgabenliste des Prozesssteuerungsdienstes bietet allen am digitalen Onboarding-Prozess Beteiligten neben automatischen Erinnerungen per E-Mail einen einfachen Überblick über die zu erledigenden Aufgaben. Mit Abschluss der Arbeitsschritte und der Kommunikation über die zentrale Webanwendung erhält der nächste Verantwortliche im Onboarding-Prozess automatisch eine Nachricht mit allen notwendigen Informationen.

Darüber hinaus können auch Statusmeldungen an andere Stakeholder im Unternehmen, wie z.B. den neuen Mitarbeiter, automatisiert verschickt werden. Dies bindet die Teammitglieder frühzeitig ein und stärkt durch die gelebte Transparenz die Mitarbeiterbindung. Gleichzeitig erfahren neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wie sehr sich der neue Arbeitgeber um sie kümmert, Orientierung bietet und ihnen die einzelnen Bausteine zur Verfügung stellt.

2   Höhere Qualität und geringere Fehlerquote

Der Service enthält für das Onboarding ein Cockpit, das für jeden neuen Mitarbeiter ohne zusätzlichen Programmieraufwand einen ersten Überblick über den Prozess liefert. So können die Verantwortlichen sowohl in der Personalabteilung als auch in den Fachabteilungen den Status leicht erkennen und mögliche Störungen, die zu Verzögerungen im Prozess führen, identifizieren.

Das Prozessmodell sorgt für eine höhere Qualität in den Abläufen, da jeder notwendige Arbeitsschritt nachvollziehbar ist und Rollen klar zugeordnet sind. Durch automatische Erinnerungen per E-Mail und die Auflistung offener Arbeitsschritte in der Aufgabenliste werden Aufgaben nur noch selten vergessen.

Integrierte Kontrollmechanismen fangen zudem menschliche Fehler auf, wirken so qualitätssteigernd und sichern die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den ersten Wochen. Unterbrechungen, Fehler oder Verzögerungen beim Onboarding gehören damit der Vergangenheit an. Die Qualität steigt, die Fehlerquote sinkt.

3  Bessere Ausbaufähigkeit und stärkere Automatisierung

Indem fremde Services über REST eingebunden werden, lassen sich sukzessive manuelle Arbeitsschritte im Personal-Onboarding automatisieren. So können Unternehmen auch komplexe Systeme wie SAP sowie andere lokale oder in der Cloud befindliche Dienste anbinden. Dies ist hilfreich, wenn im Onboarding-Prozess z. B. auch ungewöhnlichere Systeme für Parkplatzverwaltung, Zutrittsberechtigungen oder Kantinenkarten integriert werden sollen.

So kann z. B. die automatisierte Ablage von Personaldaten in digitalen Personalakten aus dem Modell heraus erfolgen. Besitzt das verwendete Personalverwaltungssystem keine moderne REST-Schnittstelle, kann ein leichtgewichtiger Microservice die REST-API mit geringen Aufwänden hinzufügen.

4  Einfache Inbetriebnahme und Wartung von Prozessen

Spring Boot und Java ermöglichen eine sehr einfache Installation und schnelle Inbetriebnahme des beschriebenen Prozessservices. Die Web-Oberflächen des Dienstes stellen sicher, dass die Funktionen sofort in allen Fachabteilungen ausgerollt werden können. Der Schulungsaufwand ist daher gering. Da es sich durchgängig um Open-Source-Komponenten handelt, fallen für das Unternehmen weder Lizenzgebühren noch zusätzliche Kosten an. Die Investitionen beschränken sich auf den Aufwand für die Anpassung und Inbetriebnahme des Dienstes.

Der Einsatz von BPMN ermöglicht es beispielsweise der Personalabteilung, den Prozessablauf eigenständig zu pflegen, anzupassen und zu erweitern. Wichtig ist auch der standardisierte und vielfach erprobte Informationsaustausch mit der IT über BPMN. Diese Zusammenarbeit eröffnet neue Möglichkeiten, Prozesse für ein reibungsloses Onboarding schrittweise zu automatisieren, Services weiterzuentwickeln oder durch integrierte Systeme zu erweitern.

So gelingt digitales Onboarding

Ein gut durchgeführtes Onboarding schafft und stärkt die Bindung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an das Unternehmen und verbessert den Zusammenhalt und die Zufriedenheit innerhalb der Belegschaft. Die Digitalisierung kann hier einen wertvollen Beitrag für Personal- und Fachabteilungen leisten, indem sie die Qualität der gemeinsamen Prozesse sicherstellt.

Als Lösungsansatz bietet sich ein kompakter Prozessmanagementservice für den einfachen Einstieg an. Die Kombination aus BPMN-Prozessmodell und eingebetteter BPMN-Workflow-Engine von Camunda© startet mit Low-Code, bietet aber gleichzeitig einen großen Spielraum für den Ausbau der Automatisierung über externe Systeme per REST. So kann das Onboarding auch in Zukunft an neue Anforderungen und Wünsche angepasst werden.