Seit dem 27.11.2020 ist die Rechnungsstellung an Einrichtungen des Bundes nur noch digital möglich. Wir möchten hier einen Überblick über den aktuellen Stand der elektronischen Rechnungen für den öffentlichen Bereich geben und die technischen Möglichkeiten und Standards zur Umsetzung darstellen.
Der Weg zur digitalen Rechnungsstellung und der neue Status Quo in der Rechnungsstellung
Im Jahr 2011 wurde das so genannte Steuervereinfachungsgesetz, wonach Papierrechnungen und elektronische Rechnungen als gleichwertig angesehen werden, verabschiedet und damit die Hürde für elektronische Rechnungen abgebaut.
Eine elektronische Rechnung genügt den Anforderungen, wenn die Voraussetzungen des § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes erfüllt sind. Dazu gehört auch die vorgegebene Aufbewahrungsfrist. Dies war die Grundlage, um die eRechnung zu etablieren.
Die Europäische Union hat im Jahr 2014 eine Richtlinie (2014/55/EU) herausgegeben, welche die Papierrechnung in der EU abschaffen soll, und zwar technologieneutral. Deutschland hat diese Richtlinie in dem so genannten E-Government-Gesetz des Bundes (eRechnungsgesetz) entsprechend umgesetzt. Demnach werden seit dem 27.11.2020 nur noch elektronische Rechnungen vom Bund akzeptiert. Der Empfang von elektronischen Rechnungen ist in den Bundesbehörden schon seit 2018 bzw. 2019 vorgesehen. Die Bundesländer sind seit dem 18.04.2020 verpflichtet, eRechnungen zu akzeptieren. Weitere öffentliche Institutionen mussten den Empfang im November 2020 ermöglichen – dazu gehören auch kommunale Einrichtungen.
Soweit zum Empfang der Rechnung, aber wie sieht die Verpflichtung für den Versand der Rechnungen aus?
Für Rechnungssteller gilt die Deadline 27.11.2020 vorerst nur für Rechnungen an den Bund. Es gibt dabei Ausnahmen, die im eRechnungsgesetz erfasst sind. Zum Beispiel sind direkte Aufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 € nicht verpflichtend als eRechnung einzureichen.
Zu wann elektronische Rechnungen verpflichtend an Länder und Kommunen zu stellen sind, ist abhängig von den jeweiligen Länder-Verordnungen. Einige Länder haben dazu schon Vorgaben getroffen, die meisten jedoch nicht.
Neben der Abschaffung des Papierformats ist eine zügige Bearbeitung und somit auch eine schnellere Liquidität ein weiterer wesentlicher Vorteil für die Rechnungssteller.
Möglichkeiten zur Umsetzung der rechtlichen Anforderungen
Die gesetzlichen Vorgaben erfüllen in Deutschland u. a. die beiden Formate ZUGFeRD sowie die XRechnung.
Der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung besteht unter anderem im Datenformat. Inhaltlich erfüllen beide die Kriterien des Umsatzsteuergesetzes. Beim ZUGFeRD-Format haben wir ein menschenlesbares PDF-Format, welches ein maschinenlesbares XML-Format eingebettet hat. Bei der XRechnung handelt es sich um ein rein XML-basiertes Datenformat.
Sollte ein zusätzliches PDF Dokument erstellt werden, muss natürlich die Herausforderung der doppelten Rechnungsstellung berücksichtigt werden.
Die entsprechenden Rechnungen in der semantischen Vorgabe können dabei weiterhin von der bisherigen Software zur Rechnungserstellung durchgeführt werden. Diese muss die Formate entsprechend unterstützen. Die meisten Anwendungen, wie auch ERP-Systeme, tun dies bereits.
Im Sinne des Online-Zugangsgesetzes (OZG) gibt es zwei Anwendungen, über welche die Rechnungen zugestellt werden können. Es gibt zum einen die zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) für Bundesministerien und Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung. Des Weiteren gibt es die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform für die mittelbare Bundesverwaltung und dann auch für die Bundesländer.
Technisch funktioniert die Übertragung entweder durch eine manuelle Eingabe beziehungsweise einen Dokumenten-Upload in einer Web-Anwendung. Die Web-Anwendung erzeugt dann eine XRechnung und verarbeitet diese weiter. Der Vorteil der Plattform ist die direkte Rechnungsprüfung in der Anwendung. Alternativ kann die Übermittlung via E-Mail oder den Pan-European Public Procurement OnLine-Webservice (PEPPOL) erfolgen. Die Übertragung via PEPPOL bietet einem – trotz initial höherem Aufwand – technisch eine gute Grundlage für Erweiterungen. So können z. B. weitere Partner angebunden werden, die auch den Webservice nutzen (s. u.) und der Einsatzbereich erstreckt sich nicht nur auf den B2G, sondern auch den B2B Bereich. Durch ein Regelwerk im PEPPOL-Netzwerk wird sichergestellt, dass gewisse Kriterien geprüft und eingehalten werden. Neben dem elektronischen Rechnungsaustausch bietet PEPPOL auch Möglichkeiten in der Beschaffung.
Im weiteren Verlauf ist neben der Rechnungsstellung natürlich auch noch der Umgang mit Gutschriften, Stornierungen, Sammelrechnungen, Teil- und Gesamtrechnungen zu betrachten.
Da hier eine EU-Verordnung zugrunde liegt, müssen wir natürlich auch noch einen Blick auf unsere europäischen Nachbarn werfen. Am Beispiel Österreich sehen wir, dass es an gewissen Stellen Parallelen aber auch Abweichungen gibt. PEPPOL ist ebenfalls in Österreich einer der nutzbaren Webservices, aber der XML-Rechnungsstandard nennt sich ebInterface. In Frankreich ist das Dateiformat Factur-X, an das ZUGFeRD stark angelehnt ist, in Italien wird das Format FatturaPA genutzt und in Spanien FACTURAe.
Nun haben wir einen einheitlichen Prozess – wenn auch mit kleinen länderspezifischen Abweichungen – für den B2G-Bereich. Formate wie ZUGFeRD eignen sich aber natürlich genauso für den B2B-Bereich, so dass Überlegungen in dem Bereich nicht nur für Dienstleister des Staates relevant sind.
WAS BEDEUTET DAS FÜR SIE ALS DIENSTLEISTER UND RECHNUNGSSTELLER GEGENÜBER ÖFFENTLICHEN EINRICHTUNGEN?
- Prozessanalyse, -optimierung und -modellierung angepasst auf die Erzeugung der konformen Rechnungen im XML-Format parallel zur Rechnungsverwaltung gegenüber anderen Kunden
Erzeugung der Rechnungsdokumente im geforderten Format
Übertragung der Rechnungen an die Auftraggeber des Kunden ggf. via PEPPOL und ggf. Services in anderen Ländern
Automatisierte Verarbeitung und Weiterleitung an den Webservice
Schulungen des Fachbereichs (z. B. Buchhaltung)
Betrieb und Wartung der Software zur Rechnungserstellung und des Webservices
Für Sie als Rechnungssteller gegenüber Einrichtungen des Bundes, die unter diese Vorgaben fallen, oder auch auf Landes- bzw. kommunaler Ebene bedeutet dies, dass Sie schnellstmöglich handeln sollten – falls noch nicht geschehen. Um einen reibungslosen Rechnungs- und Liquiditätsfluss sicherzustellen, ist die Umsetzung von XRechnung bzw. ZUGFeRD essenziell.
