Die besten Möglichkeiten zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung für Ihr Unternehmen

Sie kennen den Schmerz der Rechnungsverarbeitung nur zu gut. Ob Sie nun Rechnungen manuell in Ihre Buchhaltungssoftware eingeben, sich mit dem Abgleich von Kontoauszügen abmühen oder sich mit einem überquellenden Posteingang voller Zahlungsbenachrichtigungen herumschlagen müssen – der Prozess ist nie angenehm. Da muss es doch einen besseren Weg geben, denken Sie. Und Sie haben Recht! Automatisierung kann den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Verwaltung von Rechnungen verringern und den Cashflow erhöhen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie dies mit minimalem Einrichtungsaufwand erreichen können.

Warum sollte die Rechnungsbearbeitung automatisiert werden?

Als Geschäftsinhaber haben Sie wahrscheinlich jedes Jahr mit Tausenden von Rechnungen zu tun. Diese manuell in Ihre Buchhaltungssoftware einzugeben, wird schnell mühsam. Alternativ können externe Dienstleister die Bearbeitung übernehmen, aber auch hierbei werden Ressourcen gebunden. Außerdem können bei der manuellen Bearbeitung von Rechnungen Fehler entstehen, die sehr kostspielig ausfallen können. Die Automatisierung des Prozesses kann diesen rationalisieren und Ihrem Unternehmen helfen, mehr Rechnungen in kürzerer Zeit zu bearbeiten.

Dank dieser gesteigerten Effizienz können Sie die von Ihnen erwirtschafteten Gelder schneller einziehen. Die Automatisierung kann nicht nur Fehler reduzieren und die Effizienz steigern, sondern auch den Stress für Ihr internes Team verringern. Anstatt sich mit der Menge der gesendeten und empfangenen Rechnungen abmühen zu müssen, können sie sich auf andere Bereiche des Unternehmens konzentrieren.

Lange Durchlaufzeiten und verspätete Zahlungen

Lieferanten erwarten, dass Ihre Rechnungen firstgerecht beglichen werden und ihrerseits so wenig Aufwand wie möglich in die Bearbeitung von Mahnungen oder Kommunikation gesetzt werden muss. Aus Papierrechnungen und manuellen Workflows resultieren lange Verarbeitungszyklen und verzögerte Zahlungen sind nahezu vorprogrammiert. Die Mitarbeitenden, die sich um die Prozesse kümmern, versinken in manuellen Tätigkeiten und haben keine Möglichkeit, strategische Mehrwerte für Ihr Unternehmen zu liefern.

Wenn dies charakteristisch für Ihre Kreditorenprozesse ist, haben Sie vermutlich mit folgenden Rahmenbedingungen zu kämpfen:

• manuelle Prozesse / manuelle Workflows
• viele Papierrechnungen
• lange Verarbeitungszyklen
• verzögerte Zahlungen und dadurch Mahngebühren

Hohe Prozesskosten

Manuelle Bearbeitung von Rechnungen im Rechnungsprozess verursachen Fehler und sind ineffizient. Dies ist meist ein hoher Kostenfaktor in Unternehmen. Nicht bezahlte Rechnungen und nicht gestellte eigenen Rechnungen kosten Liquidität und im schlimmsten Fall sogar dauerhaft Umsätze.

Sie verlieren mit jeder Rechnung Geld, wenn Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung viel Zeit mit den nachfolgenden Tätigkeiten verbringen:

• Einholen von Genehmigungen von Bestellern und Managern im gesamten Unternehmen.
• Manuelles Zuordnen von Rechnungen zu Bestellungen, Wareneingängen  und Verträgen.
• Verarbeitung wiederkehrender Rechnungen – monatlich oder jährlich wiederkehrend.

Fehlende Daten und mangelnde Transparenz

Ohne transparente Daten basieren die Entscheidungen lediglich auf Vermutungen oder Erfahrungswerten. Nicht vorhandene oder nur im geringen Maße verfügbare Daten innerhalb des Rechnungsprozesses führen zu einem erhöhten Risiko im gesamten Rechnungsprozess.

Das bedeutet unter anderem:

• Ihr Management-Team hat keinen Überblick über fällige Zahlungen, was die Liquiditätsplanung erschwert.
• Sie können Prozessengpässe bzw. Gründe für hohe Ausnahmeraten nicht identifizieren.
• Fehlende Analyse- und Leistungskennzahlen machen die Definition von KPIs und realistischen Optimierungszielen nahezu unmöglich.
• Manuelle Zuordnung von Rechnungen zu Bestellungen, Verträgen, Wareneingängen und Qualitätsprüfungen.
• In vielen Unternehmen werden Rechnungsbelege nach einem feststehenden Schema zugeordnet. Die Mitarbeiter müssen jede einzelne Rechnung manuell entsprechend dem intern definierten System zuordnen. Dieses ist häufig sehr komplex und stellt den Mitarbeitern viele Fragen im täglichen Arbeitsablauf.
• Ihnen fehlt Zeit, um die Prozessabläufe in der Kreditorenbuchhaltung zu analysieren und Optimierungsmaßnahmen einzuleiten.

Was ist Rechnungsbearbeitung?

Die Rechnungsbearbeitung ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Es umfasst alle Prozesse, die erforderlich sind, um eingehende Rechnungen zu erfassen, zu überprüfen, zu genehmigen und schließlich zu freigeben. Die Rechnungsbearbeitung kann sowohl manuell als auch digital erfolgen. In den letzten Jahren hat sich die Rechnungsverarbeitung zunehmend digitalisiert. Immer mehr Unternehmen setzen auf E-Rechnungen, um die Geschäftsabläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern. E-Rechnungen werden direkt in das IT-System des Unternehmens übertragen und können somit Übertragungsfehler vermeiden. Die Rechnungserfassung erfolgt bei E-Rechnungen automatisch und kann durch einen Workflow automatisiert werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich und sorgt für eine effiziente Bearbeitung. Auch die Freigabe von E-Rechnungen kann automatisch erfolgen, sofern die Rechnung den vordefinierten Kriterien entspricht.

Die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung bietet auch den Vorteil, dass Papierrechnungen vermieden werden können. Papierrechnungen sind nicht nur umweltbelastend, sondern auch ineffizient und zeitaufwendig. Durch die automatisierte Rechnungsbearbeitung können Unternehmen sicherstellen, dass die Geschäftsabläufe effizient abgewickelt werden und die Buchhaltung stets auf dem neuesten Stand ist. Um die Rechnungsbearbeitung zu automatisieren, können Unternehmen auf verschiedene IT-Systeme zurückgreifen, die speziell für die Verarbeitung von E-Rechnungen entwickelt wurden. Diese Systeme bieten eine sichere und effiziente Verarbeitung von E-Rechnungen und tragen somit zur Optimierung der Geschäftsprozesse bei.

Zusammenfassend ist die Rechnungsbearbeitung ein wichtiger Prozess in der Buchhaltung von Unternehmen. Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung bietet viele Vorteile, wie eine effiziente Verarbeitung von E-Rechnungen, die Vermeidung von Papierrechnungen und eine sichere Verarbeitung von Daten. Unternehmen können somit sicherstellen, dass ihre Geschäftsabläufe effizient abgewickelt werden und die Buchhaltung stets auf dem neuesten Stand ist.

Was ist robotergestützte Prozessautomatisierung?

Die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) ist eine Art von Prozessautomatisierung, die es Unternehmen ermöglicht, manuelle und repetitive Aufgaben zu automatisieren. RPA wird auch als Robotic Process Automation bezeichnet und bezieht sich auf den Einsatz von Software-Robotern, um Prozesse zu automatisieren. Bei der RPA werden Software-Roboter eingesetzt, um manuelle Aufgaben zu übernehmen, die normalerweise von Mitarbeitern durchgeführt werden. Diese Roboter können beispielsweise Daten aus einem System extrahieren, Daten in ein anderes System einfügen, E-Mails senden und empfangen oder Dokumente verarbeiten. Dadurch werden Prozesse schneller und effizienter ausgeführt, was wiederum Zeit und Kosten spart. Die RPA bietet eine schnelle und kostengünstige Möglichkeit zur Automatisierung von Prozessen. Im Gegensatz zu anderen Arten von Automatisierung erfordert die RPA keine umfangreiche Programmierung oder Änderungen an bestehenden Systemen. Stattdessen kann sie schnell und einfach implementiert werden und ist daher besonders für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet.

Die Vorteile der RPA sind vielfältig. Sie ermöglicht Unternehmen, manuelle und repetitive Aufgaben zu automatisieren, was Zeit und Kosten spart und menschliche Fehler reduziert. Darüber hinaus können durch die RPA auch komplexe Prozesse automatisiert werden, die normalerweise viel Zeit und Ressourcen erfordern würden. Die RPA kann in vielen Bereichen eingesetzt werden, wie beispielsweise in der Buchhaltung, der Kundenbetreuung, im Personalwesen oder im Einkauf. Die Automatisierung von Prozessen durch die RPA ist ein wichtiger Schritt in Richtung digitaler Transformation und kann Unternehmen dabei helfen, wettbewerbsfähig zu bleiben.

Robotergestützte Prozessautomatisierung ist eine effektive Methode, um manuelle und repetitive Aufgaben zu automatisieren und Prozesse zu optimieren. Unternehmen können durch die RPA Zeit und Kosten sparen, die Effizienz steigern und menschliche Fehler reduzieren. Die RPA ist eine wichtige Technologie im Rahmen der digitalen Transformation und wird in Zukunft eine noch wichtigere Rolle spielen.

Einsparpotenzial durch digitale Rechnungsbearbeitung

Die digitale Rechnungsbearbeitung bietet Unternehmen ein enormes Einsparpotenzial, indem sie manuelle und zeitaufwendige Prozesse automatisiert und beschleunigt. Im Gegensatz zur manuellen Bearbeitung von Rechnungen, bei der Mitarbeiter oft Stunden damit verbringen, Daten in das System einzugeben und die Rechnungen zu prüfen, kann die automatisierte Rechnungsverarbeitung in wenigen Minuten erledigt werden. Durch die Automatisierung von manuellen Arbeitsschritten und die Implementierung von Workflows in der Rechnungsbearbeitung können Unternehmen Zeit und Kosten einsparen. Zum Beispiel können automatisierte Workflows den Rechnungseingang beschleunigen, indem sie die Übermittlung von Eingangsrechnungen von Lieferanten automatisch in das System integrieren. Dies spart Zeit und reduziert Fehler, da die Rechnungen automatisch mit der entsprechenden Bestellung abgeglichen werden.

Darüber hinaus können Unternehmen durch die digitale Rechnungsbearbeitung die manuelle Überprüfung von Rechnungen reduzieren oder sogar komplett vermeiden. Dies führt zu einer effizienteren Rechnungsverarbeitung und trägt zur Reduzierung von Kosten und Fehlern bei. Die digitale Rechnungsbearbeitung bietet auch eine bessere Übersicht über die eingehenden Rechnungen und ihre Zahlungsbedingungen. Unternehmen können jederzeit den Status einer Rechnung überprüfen und sicherstellen, dass alle Zahlungen korrekt und rechtzeitig erfolgen. Dies trägt zur Verbesserung der Cashflow-Verwaltung bei und sorgt für eine effiziente Buchhaltung.

Ersetzte Tätigkeit	Zeitersparnis
Manuelle Dateneingabe	50-80% Zeitersparnis
Prüfung von Rechnungen	40-60% Zeitersparnis
Rechnungsabgleich	50-70% Zeitersparnis
Bearbeitung von Rechnungen	30-50% Kostenreduktion durch Fehlervermeidung
Cashflow-Verwaltung	Bessere Übersicht und Planung, Verbesserung der Liquidität

Durch die digitale Rechnungsbearbeitung können Unternehmen Zeit und Kosten einsparen, indem sie manuelle Arbeitsschritte reduzieren oder sogar komplett eliminieren. Die manuelle Dateneingabe kann beispielsweise durch automatisierte Workflows ersetzt werden, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt. Durch die digitale Prüfung und den Rechnungsabgleich können auch Zeit und Ressourcen eingespart werden, da diese Prozesse schneller und effizienter durchgeführt werden können.

Darüber hinaus kann die digitale Rechnungsbearbeitung auch zu einer Reduzierung von Fehlern führen, was wiederum zu einer Kostenreduktion führen kann. Unternehmen können die Effizienz ihrer Buchhaltung verbessern und eine bessere Kontrolle über ihre Cashflows erlangen. Insgesamt zeigt die Tabelle, dass die digitale Rechnungsbearbeitung ein enormes Einsparpotenzial bietet und Unternehmen dabei unterstützt, effizienter und kosteneffektiver zu arbeiten.

Automatische Rechnungsbearbeitung durch Rechnungsworkflows

Die automatische Rechnungsbearbeitung durch Rechnungsworkflows ist eine wichtige Methode, um die Effizienz in der Buchhaltung zu steigern und Zeit und Kosten zu sparen. Durch die digitale Verarbeitung von Rechnungen und den Einsatz von Workflows können manuelle Schritte reduziert oder komplett eliminiert werden. Ein Rechnungsworkflow ist eine automatisierte Abfolge von Schritten, die eine Rechnung durchläuft, bevor sie von einem zuständigen Mitarbeiter genehmigt oder abgelehnt wird. Diese Schritte können beispielsweise die Überprüfung von Rechnungsdaten, die Überprüfung von Bestellungen und die Übermittlung von Genehmigungen beinhalten.

Durch den Einsatz von Rechnungsworkflows können Unternehmen Zeit und Kosten einsparen, indem sie manuelle Prozesse reduzieren oder sogar komplett automatisieren. Zum Beispiel können Rechnungsdaten automatisch in das System integriert werden, um manuelle Dateneingabe zu reduzieren. Rechnungen können automatisch mit Bestellungen abgeglichen werden, um sicherzustellen, dass die Rechnungen korrekt sind. Und die Genehmigung von Rechnungen kann automatisch an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden, um den Prozess zu beschleunigen.

Durch die automatische Rechnungsbearbeitung können Unternehmen auch die Genauigkeit der Daten verbessern und Fehler reduzieren. Rechnungen werden automatisch überprüft und geprüft, was wiederum dazu beiträgt, dass alle Buchhaltungsdaten korrekt und auf dem neuesten Stand sind. Insgesamt bietet die automatische Rechnungsbearbeitung durch Rechnungsworkflows eine Vielzahl von Vorteilen, darunter eine effiziente Bearbeitung von Rechnungen, Zeit- und Kosteneinsparungen sowie eine Reduzierung von Fehlern. Unternehmen können die Effizienz ihrer Buchhaltung verbessern und wettbewerbsfähiger werden, indem sie diesen Prozess automatisieren.

Effiziente Rechnungsautomatisierung mit Power Automate

Eine Software, die für die Rechnungsautomatisierung verwendet werden kann, ist Power Automate. Diese Software ermöglicht es Unternehmen, Rechnungsdaten in Echtzeit zu verarbeiten und automatisch zu bearbeiten. Durch den Einsatz von Power Automate können Unternehmen manuelle Prozesse reduzieren oder sogar komplett automatisieren. Rechnungsdaten können automatisch in das System integriert werden, um manuelle Dateneingabe zu reduzieren. Rechnungen können automatisch geprüft und bearbeitet werden, um sicherzustellen, dass sie alle notwendigen Informationen und Pflichtangaben enthalten, die gemäß § 14 UStG erforderlich sind.

Die Rechnungsautomatisierung bietet Unternehmen auch eine höhere Transparenz und sorgt dafür, dass die Einhaltung von Compliance-Richtlinien gewährleistet ist. Unternehmen können sicherstellen, dass alle Rechnungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen verarbeitet werden und dass alle Daten korrekt und auf dem neuesten Stand sind. Durch den Einsatz von Power Automate können Unternehmen auch Zeit und Kosten einsparen. Der Prozess der Rechnungsautomatisierung ist schneller und effizienter als die manuelle Bearbeitung von Rechnungen. Unternehmen können Rechnungen in Echtzeit bearbeiten und auf Forderungen schneller reagieren. Außerdem können Mahnungen automatisch erstellt und versendet werden, um sicherzustellen, dass Unternehmen ihre Zahlungen rechtzeitig erhalten.

Die Rechnungsautomatisierung mit Power Automate bietet eine Vielzahl von Vorteilen, darunter eine effiziente Bearbeitung von Rechnungen, Zeit- und Kosteneinsparungen sowie eine höhere Transparenz und Einhaltung von Compliance-Richtlinien. Unternehmen können sich auf ihre Kerngeschäfte konzentrieren, indem sie diesen Prozess automatisieren und ihre Prozesse optimieren.

Die meisten Unternehmen haben keine zusätzlichen Lizenzgebühren bei der Nutzung von Power Automate, da die m356 Lizenz bereits einen Großteil des Umfangs covert.

Warum RPA sich für Finanzen und Buchhaltung von KMU anbietet

Die Prozessautomatisierung in der Buchhaltung ist für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) von entscheidender Bedeutung. Eine wichtige Technologie für die Prozessautomatisierung ist die Robotic Process Automation (RPA). RPA bietet KMU die Möglichkeit, ihre Buchhaltungsprozesse zu automatisieren und dadurch Zeit und Kosten zu sparen. Die RPA-Technologie ermöglicht es, Prozesse mit hoher Genauigkeit und Effizienz zu automatisieren. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) können RPA-Tools verschiedene Aufgaben automatisch ausführen, darunter die Verarbeitung von Rechnungen, die Überprüfung von Daten und die Generierung von Berichten.

Die Automatisierung von Prozessen in der Buchhaltung kann für KMU besonders vorteilhaft sein, da sie oft über begrenzte Ressourcen verfügen. Durch den Einsatz von RPA können KMU ihre Arbeitsabläufe optimieren und effizienter gestalten, indem sie manuelle Arbeitsschritte reduzieren oder sogar eliminieren. Durch die Automatisierung von Prozessen in der Buchhaltung mit RPA-Tools können KMU auch die Kosten für die Rechnungsverarbeitung reduzieren. Indem sie manuelle Arbeitsschritte eliminieren, können sie ihre Mitarbeiterressourcen besser nutzen und die Bearbeitungszeit für Rechnungen beschleunigen.

RPA bietet KMU die Möglichkeit, ihre Prozesse in der Buchhaltung zu automatisieren und dadurch Zeit und Kosten zu sparen. Durch den Einsatz von RPA können KMU effizientere und genauere Prozesse realisieren und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.