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Sie haben sich bestimmt schon einmal Gedanken über die Automatisierung Ihrer Prozesse (Prozessautomatisierung) gemacht. Vielleicht ist es ja so, dass auch Ihnen dabei als erstes Ihre komplexen Exceltabellen und deren händische Bearbeitung ins Auge gesprungen sind. In vielen Unternehmen werden solche Kalkulationstabellen für alles Mögliche verwendet z.B. als Auswertungs-, Anforderungs- oder Dokumentationstool.
Es bietet sich also an, hier mit der Prozessautomatisierung anzufangen. Aber wie? Lassen Sie uns das gemeinsam herausfinden.
Zunächst einmal, lassen Sie sich nicht beeinflussen …
… von „klugen“ Ratschlägen oder von Menschen, die schon eine Lösung haben, ohne das Problem zu kennen. Analysieren Sie in Ruhe, was Sie wirklich benötigen und welche Ihre größte Herausforderung ist. Die Gründe, um Excel abzulösen, können ja sehr vielfältig sein:
- händische Pflege der Daten inklusive sie von Excel in eine andere Anwendung oder umgekehrt zu bringen
- Regulatorische oder gesetzliche Anforderungen an die Datenhaltung
- Anforderungen an die Erweiterung der Daten
- Zentralisierung der Datenhaltung; single point of truth
- Die Notwendigkeit, historische Zustände der Daten dauerhaft zu kennen
- Die Ablösung des Filesystems durch ECM (Enterprise Content Management) oder DMS (Dokumentenmanagementsystem)
Die Lösung kann sehr unterschiedlich sein, je nachdem, ob Sie z.B. die händische Bearbeitung reduzieren wollen oder Sie neue Anforderungen an die Historisierung Ihrer Daten haben.
Zur Analyse dienen z.B. Methoden wie eine Wardley Map oder eine Rice-Scoring.
Zur Lösung der Excelproblematik zeige ich Ihnen im folgenden zwei Beispiellösungen. Und ganz wichtig, dies sind nur Beispiele. Ihre Lösung kann eine ganz andere sein, weil vielleicht auch Ihr Problem ganz anders gelagert ist.
Wie könnte ein Analyseergebnis aussehen?
Sie schauen sich also Ihr Excel-Problem genauer an und stellen fest, dass immer wieder Daten umständlich manuell gepflegt werden müssen. Aber was umfasst diese Datenpflege genau? Ist es vielleicht der Datenübertrag von Excel in eine andere Anwendung oder wird Excel eher als Datenbank genutzt? Das kann zu Problemen führen, weil die Daten für Excel zu komplex sind, oder es werden Kopien der Originaldatei angelegt, weil mehrere Menschen gleichzeitig mit den Daten arbeiten müssen. Irgendwann weiß dann niemand mehr, welches eigentlich die führende Datei mit den richtigen also aktuellen Inhalten ist. Geschweige denn, dass jemand weiß, wie die Historie der Daten ist.
Excel als Datenbank ablösen
Eine gute Möglichkeit zur Ablösung von Excel als Datenbank könnte Oracle Application Express (APEX) sein. Hiermit lassen sich die Daten in einer relationalen Datenbank vom Hersteller Oracle pflegen.
Sie können damit z.B. folgendes tun :
- Daten hinzufügen und pflegen
- Diverse Such- und Sortiermöglichkeiten nutzen
- Eine Shuttlefunktion nutzen
- Stichwortsuche gesamt oder in Zeilen und Spalten
- In jedem Tabelleneintrag die Daten sortieren und/oder filtern
- Die Tabelle in einzelne Bereiche gruppieren (sog. Kontrollgruppenwechsel)
- Einfache und komplexe Reports erstellen als PDF- oder XML-Datei
- Eigene Kataloge pflegen, um definierte Einträge für den User vorzugeben
- Status hinzufügen, auch automatisiert und regelbasiert
- Rollen-Rechte-Matrix erstellen
- Eine Historie pflegen und bereitstellen
- Ein User Interface mit einfachen Bedienelementen nutzen
Das hört sich gut an, nicht wahr? Dafür findet sich bestimmt eine Verwendung bei Ihnen. Aber war da nicht eben eine Einschränkung? Haben Sie denn schon Oracle-Datenbanken? Nein? Dann müssen Sie diese zunächst einführen. Also ein Aufwand, den Sie bei Ihrer Analyse berücksichtigen müssen.
Fassen wir zusammen: Oracle APEX, ein tolles Tool, aber vielleicht passt es nicht zu Ihren Anforderungen. Oder es passt perfekt, das wissen Sie am besten.
Übertrag von Daten in eine andere Anwendung
Wenn es Ihr Problem ist, Daten aus Excel in ein anderes System zu übertragen und dabei immer wieder Kopierfehler entstehen, weil es eben Menschen sind, die das tun und keine technische Schnittstelle, dann nehmen Sie doch einfach einen Software Bot. Der ist ruckzuck eingeführt und kostet fast nichts. Und schon übernimmt der Bot alle Aufgaben, die sonst Ihre überlasteten MitarbeiterInnen machen.
Ist das tatsächlich so einfach? Ja, es kann so einfach sein. Aber auch hier gibt es wieder Randbedingungen. Sollten Sie schon Microsoft M365 nutzen und die entsprechenden Lizenzen haben, dann ist es mit Power Automate tatsächlich recht einfach. Aber wie ist es bei anderen Anbietern von Software Bots? Wie immer in solchen Fällen, das kommt darauf an. Neben M365 gibt es viele verschiedene Anbieter am Markt mit unterschiedlichsten Preismodellen. Es erfordert also wiederum eine Analyse, was für Ihre Anforderungen das Beste sein könnte.
Daher: lassen Sie sich nicht entmutigen
Ich habe nur zwei Beispiele herausgegriffen, und schon landet man in einem Dschungel an Möglichkeiten. Lassen Sie sich trotzdem nicht entmutigen. Versuchen Sie sich einfach mal gemeinsam mit Ihren KollegInnen an den o.g. Methoden und entscheiden Sie, welche Exceltabelle Sie sich als erstes vornehmen möchten. Sie werden mit Sicherheit spannende Erkenntnisse gewinnen. Vielleicht stellen Sie sogar fest, dass Sie die Exceltabelle eigentlich gar nicht mehr brauchen oder es gibt zwischenzeitlich eine technische Schnittstelle, die Sie nutzen können oder, oder, oder… Da kann eine externe Beratung sinnvoll sein, um nicht unnötig Geld und Zeit zu verbrennen.
Wenn Sie so gar nicht mehr weiter kommen, holen Sie sich jemanden aus einer fremden Abteilung, der mit unverbrauchten Blick auf die Dinge schaut. Das kann wichtige Impulse geben. Wenn aber alle Stricke reißen und es so gar nicht weitergehen will, dann können Sie sich ja immer noch jemanden von extern suchen, der Sie bei der Untersuchung Ihres Problems unterstützt. Das muss auch gar nicht lange dauern. Manchmal reicht schon ein Tag aus, um die richtigen Anregungen zu geben.
Und denken Sie daran, manchmal stimmt der Spruch: Wenn das die Lösung ist, will ich mein Problem zurück.
